Optimizacija štampe (MDS)

Pri štampanju dokumenata novac se troši na različite načine koji nisu bili predviđeni, kao što su neadekvatni broj uređaja, utrošeni resursi i neefikasan hardver. Stručno osoblje troši dragoceno vreme na probleme jednostavnih štampača, gde se sati troše u komunikaciji sa različitim proizvođačima i dobavljačima.

MDS rešenje omogućava optimizaciju kompletnog procesa fizičkog dokumenta – od nastajanja do arhiviranja, od radnog procesa do bezbednosti i ekološkog uticaja.

Ovaj sveobuhvatni pristup čini MDS unikatnom i vitalnom strategijom za svaku kompaniju koja želi da vidi svoj celokupni potencijal za smanjenje troškova. Iskustva pokazuju da MDS može smanjiti troškove štampanja od 30% do 70%.

Uz obezbeđenu podršku tehničke službe i daljinskog nadgledanja možete imati sve servisne kontrole štampe koji Vam trebaju.

Prilagođavajući se veličini i jedinstvenim zahtevima Vašeg biznisa, naši procesi započinju tako što se identifikuju slabe tačke u postojećoj infrastrukturi, nakon čega dolazi do implementacije rešenja koja smanjuju troškove i poboljšavaju tekuće performanse.

Faze na kojima je zasnovano MDS rešenje su sledeće: Procena, Dizajn, Implementacija, Održavanje, Optimizacija.

1. Procena

Procenu započinjemo prikupljanjem podataka i razumevanjem Vašeg poslovanja.

To uključuje stručnu procenu Vašeg celokupnog okruženja dokumenata – od finansijskih i revizorskih, do volumetrijskih i energetskih podataka.

Koristeći upitnike i ankete, naša faza procene otkriva sve oblasti gubitaka i loše produktivnosti u Vašoj organizaciji. Rezultat je jasan, izveštaj koji pokazuje tačno gde novac može biti sačuvan, a procesi optimizovani.

Tokom procene, analiziramo sledeće vitalne oblasti:

  • Finansije: utvrđivanje na šta se tačno novac troši
  • Uređaji i potrošni materijal: njihova efikasnost, podobnost i troškovi održavanja
  • Radni procesi: da li se produktivnost može poboljšati pomoću pametnijeg softvera
  • Dokumenti: kako ih efikasno i bezbedno štampati, čuvati, upravljati i distribuirati ih
  • Uticaj na životnu sredinu: gde je moguće uštedeti energiju

2. Dizajn

U fazi dizajna je sve podređeno Vašem poslu: veličina Vašeg poslovanja, Vaš budžet, Vaši ciljevi i zahtevi performansi. Naše rešenje pruža najbolju kombinacija hardvera, softvera i procesa rada koja će obezbediti maksimalan povraćaj investicija.

  • Dizajn rešenja: Sveobuhvatnim portfoliom softvera, mi unapređujemo procese rada, kontrolu sistema, efikasnost resursa i sigurnost dokumenata.
  • Dizajn flote uređaja: Sa širokim portfoliom uređaja, razmatramo sve od najprikladnijih uređaja za Vaše potrebe do njihovog postavljanja radi optimalne produktivnosti.
  • Finansijske usluge: Mogućnošću rentiranja opreme optimizujemo Vaše bilanse i unificiramo Vašu opremu.

3. Implementacija

Naš prioritet tokom implementacije je da ostvarimo najmanji mogući uticaj na Vaše svakodnevno poslovanje – minimiziramo zastoje i rizik.

Upravo zbog toga implementaciju nadgleda profesionalni projektni tim i sprovode je visokokvalifikovani tehničari i inženjeri.

Nudimo profesionalne usluge upravljanja flotom koje vam pomažu da pojednostavite njihovo korišćenje i povećate produktivnost zaposlenih, ali i zadovoljili najnovije metode za brzu i efikasnu realizaciju.

  • Profesionalno upravljanje izlaznom štampom: Namenske usluge sa konstantnim izveštajima o napretku
  • Instalacija hardvera i softvera: Od strane kvalifikovanih inženjera i tehničara
  • Obuka: Helpdesk podrška i podrška osoblju radi eliminisanja grešaka i zastoja
  • Fleksibilno planiranje logistike: Implementacija u određeno vreme, van radnog vremena ili tokom vikenda kako bi uticaj na poslovanje bio sveden na minimum
  • Skladištenje i odlaganje: Bezbedno, efikasno, ekološki i pravno usklađeno

4. Upravljanje

Naše usluge upravljanja su okrenute ka isporuci optimalnih performansi, pouzdanosti i troškovnoj efikasnosti. Sa nizom mogućnosti daljinske, kao i podrške na licu mesta vodimo računa o kompletnoj infrastrukturi dokumentacije, održavamo radne procese na najvišem nivou i vodimo računa o utrošku vremena za dnevnu administraciju.

  • Održavanje flote uređaja: Sveobuhvatni paketi usluga za maksimalnu raspoloživost
  • Daljinsko nadgledanje: Usluga proaktivne podrške
  • Automatsko obnavljanje zaliha potrošnog materijala: Smanjenje neželjenog čekanja i naručivanja tonera, kao i eliminisanje greške ljudskog faktora pri naručivanju potrošnog materijala
  • Namenska hardverska i softverska podrška: stručna ekipa spremna da odgovori na sve probleme koji se mogu javiti u radu
  • Redovni pregledi performansi: Sastanci i detaljni izveštaji omogućavaju nam da imamo detaljan uvid u potencijalno poboljšavanje i optimizaciju sistema.

5. Optimizacija

Vaši poslovi nikada neće stajati u mestu – kao ni Vaše potrebe za štampanjem i dokumentima.

Obezbeđenjem konstantne optimizacije, MDS kontinuirano analizira Vaše radne procese i nove načine za unapređenje performansi i uštede u troškovima. Naša redovna procena Vam pokazuje merljive koristi od MDS-a i omogućava nam da u svakom trenutku ostvarimo Vaše ciljeve.

  • Analiza podataka: Kroz brze i optimizovane analize možemo kvantifikovati finansijsku vrednost naših usluga
  • Dizajn flote uređaja: Obezbeđujemo da Vaša oprema odgovara Vašim zahtevima
  • Redovni servisi i upiti o satisfakciji sistema.

Prednosti Optimizacije štampe

Kompletna transparentnost troškova i uštede od 30% do 70%

  • Smanjenje upotrebe potrošnog materijla kao što su papir i toner
  • Smanjenje troškova energije
  • Smanjenje troškova servisiranja i podrške
  • Možete podesiti obavezujuća pravila štampanja koja određuju ko od zaposlenih može korisiti štampanje u boji i na taj način možete izbeći nepotrebne troškove.

Kako je životni vek uređaja jasno definisan, potencijalni dodatni troškovi se lako mogu identifikovati i rešiti jednostavnim zamenskim uređajima.

Povećanje produktivnosti i motivacije zaposlenih:

  • Povećanje produktivnosti kroz optimizovane radne procese, redukovanje zastoja i minimiziranje preopterećenosti IT osoblja koje vodi računa o Vašoj floti.
  • Najnovija izlazna rešenja čine upravljanje dokumentima bržim i efektivnijim (automatizovano manipulisanje, distribuiranje i arhiviranje redovnih dokumenata)
  • Optimizovano upravljanje uređajima štedi vreme i redukuje nezadovoljstvo zaposlenih: smanjuje vreme provedeno u čekanju dokumenata zbog prekomerne upotrebe

Transparentnost: Profesionalno, po narudžbini i iz jednog izvora

  • Mi vas snabdevamo svime što Vam je potrebno za svaki štampač i multifunkcionalni uređaj, bez obzira na brend.
  • Mi preduzimamo sve usluge održavanja i popravki, kako za naše štampače i kopire, kao i za one drugih proizvođača
  • Daljinski sistem nadzora: Prepoznajemo devijacije u funkcionisanju uređaja i reagujemo brzo kada god je to potrebno bez dolaska na lice mesta

Poboljšano upravljanje zaštitom životne sredine

  • Smanjujemo negativne uticaje na životnu sredinu kroz primenu ekonomičnih softvera i ECOsys tehnologija
  • Konsolidovanjem hardvera i upotrebom elektronskog upravljanja podacima pravite veliki korak napred u energetskoj efikasnosti
  • Možemo Vas savetovati u konverziji Vaše flote uređaja u štampače i multifunkcijske uređaje koji štede energiju i koji će Vam napraviti veliku razliku u troškovima energije

Poboljšano praćenje i zaštita podataka i dokumenata

Bez obzira u kojoj ste branši posla Vaša dokumenta sadrže značajne informacije. Imate obavezu da štitite dokumenta klijenata i njihove privatne podatke. MDS nudi dodatnu bezbednost  kroz autorizovan pristup uređajima i mrežama i kroz strogu kontrolu sadržaja koji se štampaju.

Studije

Evropska MDS studija otkrila da sve više kompanija u Evropi shvata da sistem efikasnog upravljanja dokumentima predstavlja značajnu polugu u borbi sa rastućim troškovnim pritiscima. 70% ispitanih IT menadžera jasno vidi korisiti od adekvatnog MDS koncepta, kao što je redukovanje troškova kompanije. 52% takođe očekuje ubrzanje poslovnih procesa i 47% predviđa poboljšanje transparentnosti troškova. To čini MDS i optimizaciju procesa upravljanja dokumentima prioritetnim IT pitanjem širom Evrope.

MDS studija na prvi pogled

  • Odluke o MDS procesima se donose na višem nivou menadžmenta
  • 81% kompanija su zadovoljne svojom infrastrukturom za upravljanje štampom i dokumentima
  • 49% kompanija razmatra troškove štampe po strani kao ključni kriterijum, 74% želi da vidi transparentnost troškova u oblasti štampanja i kopiranja
  • Neophodna je veća automatizacija procesa u obradi dokumenata
  • Jedna od četiri kompanije planira da promeni upravljanje izlazne štampe u narednih 12 meseci. 64% je već započelo proces u prethodnih 12 meseci.
  • 70% je uvereno da će im MDS omogućiti značajno smanjenje troškova, održavanje bolje kontrole budžeta (47%) i značajno poboljšanje radnih procesa (52%)
  • Ciljevi upotrebe MDS su infrastruktura za standardizovano štampanje, skeniranje i kopiranje (44%), bolja kontrola izlaza dokumenata (38%) i redukovanje ukupnih troškova (35%)