OPTIMIZACIJA ŠTAMPE
(Managed Document Services)
(Managed Document Services)
Prilikom štampanja dokumenata novac se troši na različite načine koji nisu bili predviđeni, kao što su neadekvatni broj uređaja, utrošeni resursi i neefikasan hardver. Vaše stručno osoblje troši dragoceno vreme na probleme jednostavnih štampača, gde se sati troše u komunikaciji sa različitim proizvođačima i dobavljačima.
MDS rešenje omogućava optimizaciju kompletnog procesa fizičkog dokumenta – od štampanja do fizičkog preuzimanja dokumentata, od radnog procesa do bezbednosti i ekološkog uticaja. Ovakvo sveobuhvatno rešenje čini MDS unikatnom i vitalnom strategijom za svaku kompaniju koja želi da vidi svoj celokupni potencijal za smanjenje troškova. Iskustva pokazuju da MDS može smanjiti troškove štampanja od 15% do 40%.
Prilagođavajući se veličini i jedinstvenim zahtevima Vašeg biznisa, naši procesi započinju tako što se identifikuju slabe tačke u postojećoj infrastrukturi, nakon čega dolazi do implementacije rešenja koja smanjuju troškove i poboljšavaju tekuće performanse. Faze na kojima je zasnovano MDS rešenje su sledeće: Procena, Dizajn, Implementacija, Održavanje, Optimizacija.
1. Procena
Prva faza predstavlja sam početak kompletnog rešenja i predstavlja stručnu procenu naši inženjera na osnovu prikupljanih podataka i razumevanja Vašeg poslovanja. To podrazumeva procenu Vašeg celokupnog okruženja dokumenata – od finansijskih i revizorskih, do volumetrijskih i energetskih podataka.
Koristeći upitnike i ankete, naša faza procene otkriva sve oblasti gubitaka i loše produktivnosti u Vašoj organizaciji. Rezultat je jasan, izveštaj pokazuje tačno gde novac može biti sačuvan, a procesi optimizovani.
Tokom procene, analiziramo sledeće bitne oblasti:
- Finansije – utvrđivanje na šta se tačno troše finansijska sredstva
- Hardver – efikasnost, podobnost i troškovi održavanja Vaših uređaja
- Radni procesi – da li se produktivnost može poboljšati pomoću pametnijeg softvera
- Dokumentacija – kako efikasno i bezbedno štampati, čuvati, upravljati i distribuirati dokumente
- Ekologija – gde je moguće uštedeti električnu energiju i smanjiti neželjeni uticaj na životnu sredinu
2. Dizajn
U fazi dizajna je sve podređeno Vašem poslu: veličina Vašeg poslovanja, Vaš budžet, Vaši ciljevi i zahtevane performanse sistema. Naše rešenje pruža najbolju kombinacija hardvera, softvera i procesa rada koja će obezbediti maksimalan povraćaj investicije.
Prilikom dizajniranja rešenja baziramo se na sledeće:
- Softverski dizajn – Sveobuhvatnim portfoliom softvera, unapređujemo procese rada, kontrolu sistema, efikasnost resursa i sigurnost dokumenata.
- Hardverski dizajn – Sa širokim portfoliom uređaja, razmatramo sve opcije, od najprikladnijih uređaja za Vaše potrebe do njihovog postavljanja radi optimalne produktivnosti.
- Finansijski dizajn – Mogućnošću rentiranja opreme optimizujemo Vaše bilanse i unificiramo Vašu opremu.
3. Implemetacija
Prva faza predstavlja sam početak kompletnog rešenja i predstavlja stručnu procenu naši inženjera na osnovu prikupljanih podataka i razumevanja Vašeg poslovanja. To podrazumeva procenu Vašeg celokupnog okruženja dokumenata – od finansijskih i revizorskih, do volumetrijskih i energetskih podataka.
Koristeći upitnike i ankete, naša faza procene otkriva sve oblasti gubitaka i loše produktivnosti u Vašoj organizaciji. Rezultat je jasan, izveštaj pokazuje tačno gde novac može biti sačuvan, a procesi optimizovani.
Tokom procene, analiziramo sledeće bitne oblasti:
- Finansije – utvrđivanje na šta se tačno troše finansijska sredstva
- Hardver – efikasnost, podobnost i troškovi održavanja Vaših uređaja
- Radni procesi – da li se produktivnost može poboljšati pomoću pametnijeg softvera
- Dokumentacija – kako efikasno i bezbedno štampati, čuvati, upravljati i distribuirati dokumente
- Ekologija – gde je moguće uštedeti električnu energiju i smanjiti neželjeni uticaj na životnu sredinu
4. Upravljanje
Naše usluge upravljanjem sistema su okrenute ka obezbeđivanju optimalnih performansi, pouzdanosti i troškovnoj efikasnosti. Sa nizom mogućnosti daljinske, kao i podrške na licu mesta, vodimo računa o kompletnoj infrastrukturi dokumentacije, održavamo radne procese na najvišem nivou i vodimo računa o utrošku vremena za dnevnu administraciju.
Faza upravljanja podrazumeva:
- Održavanje – Sveobuhvatni paketi usluga za maksimalnu raspoloživost flote uređaja
- Daljinsko nadgledanje – Usluga proaktivne podrške
- Automatsko poručivanje – Obnavljanje zaliha potrošnih materijala, automatsko naručivanja tonera i smanjenje neželjenog čekanja, kao i eliminisanje greške ljudskog faktora pri naručivanju
- Namensku podršku – stručna ekipa spremna da odgovori na sve probleme koji se mogu javiti u radu sa hardverom i softverom
- Redovne preglede – Sastanci i detaljni izveštaji omogućavaju nam da imamo detaljan uvid u potencijalno poboljšavanje i optimizaciju sistema
5. Optimizacija
Vaši poslovi nikada neće stacionirati – kao ni Vaša potreba za štampanjem i dokumentima.
Obezbeđenjem konstantne optimizacije, MDS kontinuirano analizira Vaše radne procese i nove načine za unapređenje performansi i uštede troškova. Naša redovna procena Vam pokazuje merljive koristi od MDS-a i omogućava nam da u svakom trenutku ispunimo Vaše zahteve.
Faza optimizacije podrazumeva:
- Analizu podataka – Kroz brze i optimizovane analize možemo kvantifikovati finansijsku vrednost naših usluga
- Dizajn flote – Obezbeđujemo da Vaša oprema i dalje odgovara Vašim zahtevima i poslovanju
- Proveru – Redovni servisi i upiti o satisfakciji sistema
Prednosti rešenja
Korišćenjem MDS usluge možete uštedeti 15% do 40% finansijskih resursa:
- Smanjenjem upotrebe potrošnog materijala
- Smanjenjem troškova električne energije
- Smanjenjem troškova servisiranja i podrške
- Smanjenjem nepotrebne troškove definisanjem pravila štampanja za različite lokacije, sektore ili korisnike (monohromatska ili kolor štampa)
Iskustvo pokazuje da usluga povećava produktivnost i motiviše zaposlene:
- Povećanje produktivnosti kroz optimizovane radne procese, redukovanje zastoja i minimiziranje opterećenosti IT osoblja
- MDS rešenje čini upravljanje dokumentima bržim i efektivnijim
- Optimizovano upravljanje radi uštede vremena i redukovanja nezadovoljstva zaposlenih usled zastoja i nepristupačnosti uređaja
Usluga podrazumeva potpunu finansijsku transparentnost:
- Pouzdana, automatska nabavka potrošnih materijala
- Jasno definisana mesečna naknada propisana ugovorom
- Komplamentarne usluge servisiranja, ažuriranja, podrške i rešavanja problema/zastoja uređaja
Napredna tehnologija uređaja i prateća softverska rešenja dizajnirana su da smanje neželjene uticaje po životnu sredinu:
- Konsolidacijom hardvera i upotrebom ekološkog moda štampe (čime se smanjuje upotreba tonera) radi bolje energetske efikasnosti
- Konsalting za konverziju postojeće flote adekvatnim uređajima radi veće i značajnije uštede električne energije
- Deponovanje potrošnih materijala prema definisanim standardima
Softversko rešenje omogućava poboljšano praćenje i zaštitu podataka i dokumenata:
- Autorizovan pristup uređajima putem PIN koda, ID kartica ili Windows kredencijala
- Kriptovanje elektronskih dokumenata pri protoku kroz mrežnu infrastrukturu od klijentkog računara do uređaja za štampu