OPTIMIZACIJA ŠTAMPE
(Managed Document Services)

Managed Document Solution - BEOtech IT RESENJA
Faze MDS Rešenja

Prilikom štampanju dokumenata novac se troši na različite načine koji nisu bili predviđeni, kao što su neadekvatni broj uređaja, utrošeni resursi i neefikasan hardver. Vaše stručno osoblje troši dragoceno vreme na probleme jednostavnih štampača, gde se sati troše u komunikaciji sa različitim proizvođačima i dobavljačima.

MDS rešenje omogućava optimizaciju kompletnog procesa fizičkog dokumenta – od štampanja do fizičkog preuzimanja dokumentata, od radnog procesa do bezbednosti i ekološkog uticaja. Ovakvo sveobuhvatno rešenje čini MDS unikatnom i vitalnom strategijom za svaku kompaniju koja želi da vidi svoj celokupni potencijal za smanjenje troškova. Iskustva pokazuju da MDS može smanjiti troškove štampanja od 15% do 40%.

Prilagođavajući se veličini i jedinstvenim zahtevima Vašeg biznisa, naši procesi započinju tako što se identifikuju slabe tačke u postojećoj infrastrukturi, nakon čega dolazi do implementacije rešenja koja smanjuju troškove i poboljšavaju tekuće performanse. Faze na kojima je zasnovano MDS rešenje su sledeće: Procena, Dizajn, Implementacija, Održavanje, Optimizacija.

1. Procena

Prva faza predstavlja sam početak kompletnog rešenja i predstavlja stručnu procenu naši inženjera na osnovu prikupljanih podataka i razumevanja Vašeg poslovanja. To podrazumeva procenu Vašeg celokupnog okruženja dokumenata – od finansijskih i revizorskih, do volumetrijskih i energetskih podataka.

Koristeći upitnike i ankete, naša faza procene otkriva sve oblasti gubitaka i loše produktivnosti u Vašoj organizaciji. Rezultat je jasan, izveštaj pokazuje tačno gde novac može biti sačuvan, a procesi optimizovani.

Tokom procene, analiziramo sledeće bitne oblasti:

  • Finansije – utvrđivanje na šta se tačno troše finansijska sredstva
  • Hardver – efikasnost, podobnost i troškovi održavanja Vaših uređaja
  • Radni procesi – da li se produktivnost može poboljšati pomoću pametnijeg softvera
  • Dokumentacija – kako efikasno i bezbedno štampati, čuvati, upravljati i distribuirati dokumente
  • Ekologija – gde je moguće uštedeti električnu energiju i smanjiti neželjeni uticaj na životnu sredinu
#1 Faza MDS-a: Procena
#2 Faza MDS-a: Dizajniranje Rešenja

2. Dizajn

U fazi dizajna je sve podređeno Vašem poslu: veličina Vašeg poslovanja, Vaš budžet, Vaši ciljevi i zahtevane performanse sistema. Naše rešenje pruža najbolju kombinacija hardvera, softvera i procesa rada koja će obezbediti maksimalan povraćaj investicije.

Prilikom dizajniranja rešenja baziramo se na sledeće:

  • Softverski dizajn – Sveobuhvatnim portfoliom softvera, unapređujemo procese rada, kontrolu sistema, efikasnost resursa i sigurnost dokumenata.
  • Hardverski dizajn – Sa širokim portfoliom uređaja, razmatramo sve opcije, od najprikladnijih uređaja za Vaše potrebe do njihovog postavljanja radi optimalne produktivnosti.
  • Finansijski dizajn – Mogućnošću rentiranja opreme optimizujemo Vaše bilanse i unificiramo Vašu opremu.

3. Implemetacija

Prva faza predstavlja sam početak kompletnog rešenja i predstavlja stručnu procenu naši inženjera na osnovu prikupljanih podataka i razumevanja Vašeg poslovanja. To podrazumeva procenu Vašeg celokupnog okruženja dokumenata – od finansijskih i revizorskih, do volumetrijskih i energetskih podataka.

Koristeći upitnike i ankete, naša faza procene otkriva sve oblasti gubitaka i loše produktivnosti u Vašoj organizaciji. Rezultat je jasan, izveštaj pokazuje tačno gde novac može biti sačuvan, a procesi optimizovani.

Tokom procene, analiziramo sledeće bitne oblasti:

  • Finansije – utvrđivanje na šta se tačno troše finansijska sredstva
  • Hardver – efikasnost, podobnost i troškovi održavanja Vaših uređaja
  • Radni procesi – da li se produktivnost može poboljšati pomoću pametnijeg softvera
  • Dokumentacija – kako efikasno i bezbedno štampati, čuvati, upravljati i distribuirati dokumente
  • Ekologija – gde je moguće uštedeti električnu energiju i smanjiti neželjeni uticaj na životnu sredinu
#3 Faza MDS-a: Implementacija
#4 Faza MDS-a: Upravljanje Sistemom

4. Upravljanje

Naše usluge upravljanjem sistema su okrenute ka obezbeđivanju optimalnih performansi, pouzdanosti i troškovnoj efikasnosti. Sa nizom mogućnosti daljinske, kao i podrške na licu mesta, vodimo računa o kompletnoj infrastrukturi dokumentacije, održavamo radne procese na najvišem nivou i vodimo računa o utrošku vremena za dnevnu administraciju.

Faza upravljanja podrazumeva:

  • Održavanje – Sveobuhvatni paketi usluga za maksimalnu raspoloživost flote uređaja
  • Daljinsko nadgledanje – Usluga proaktivne podrške
  • Automatsko poručivanje – Obnavljanje zaliha potrošnih materijala, automatsko naručivanja tonera i smanjenje neželjenog čekanja, kao i eliminisanje greške ljudskog faktora pri naručivanju
  • Namensku podršku – stručna ekipa spremna da odgovori na sve probleme koji se mogu javiti u radu sa hardverom i softverom
  • Redovne preglede – Sastanci i detaljni izveštaji omogućavaju nam da imamo detaljan uvid u potencijalno poboljšavanje i optimizaciju sistema

5. Optimizacija

Vaši poslovi nikada neće stacionirati – kao ni Vaša potreba za štampanjem i dokumentima.

Obezbeđenjem konstantne optimizacije, MDS kontinuirano analizira Vaše radne procese i nove načine za unapređenje performansi i uštede troškova. Naša redovna procena Vam pokazuje merljive koristi od MDS-a i omogućava nam da u svakom trenutku ispunimo Vaše zahteve.

Faza optimizacije podrazumeva:

  • Analizu podataka – Kroz brze i optimizovane analize možemo kvantifikovati finansijsku vrednost naših usluga
  • Dizajn flote – Obezbeđujemo da Vaša oprema i dalje odgovara Vašim zahtevima i poslovanju
  • Proveru – Redovni servisi i upiti o satisfakciji sistema
#5 Faza MDS-a: Optimizacija
Prednosti MDS Rešenja

Prednosti rešenja

Korišćenjem MDS usluge možete uštedeti 15% do 40% finansijskih resursa:

  • Smanjenjem upotrebe potrošnog materijala
  • Smanjenjem troškova električne energije
  • Smanjenjem troškova servisiranja i podrške
  • Smanjenjem nepotrebne troškove definisanjem pravila štampanja za različite lokacije, sektore ili korisnike (monohromatska ili kolor štampa)

Iskustvo pokazuje da usluga povećava produktivnost i motiviše zaposlene:

  • Povećanje produktivnosti kroz optimizovane radne procese, redukovanje zastoja i minimiziranje opterećenosti IT osoblja
  • MDS rešenje čini upravljanje dokumentima bržim i efektivnijim
  • Optimizovano upravljanje radi uštede vremena i redukovanja nezadovoljstva zaposlenih usled zastoja i nepristupačnosti uređaja

Usluga podrazumeva potpunu finansijsku transparentnost:

  • Pouzdana, automatska nabavka potrošnih materijala
  • Jasno definisana mesečna naknada propisana ugovorom
  • Komplamentarne usluge servisiranja, ažuriranja, podrške i rešavanja problema/zastoja uređaja

Napredna tehnologija uređaja i prateća softverska rešenja dizajnirana su da smanje neželjene uticaje po životnu sredinu:

  • Konsolidacijom hardvera i upotrebom ekološkog moda štampe (čime se smanjuje upotreba tonera) radi bolje energetske efikasnosti
  • Konsalting za konverziju postojeće flote adekvatnim uređajima radi veće i značajnije uštede električne energije
  • Deponovanje potrošnih materijala prema definisanim standardima

Softversko rešenje omogućava poboljšano praćenje i zaštitu podataka i dokumenata:

  • Autorizovan pristup uređajima putem PIN koda, ID kartica ili Windows kredencijala
  • Kriptovanje elektronskih dokumenata pri protoku kroz mrežnu infrastrukturu od klijentkog računara do uređaja za štampu

Pošaljite nam upit

NAŠI PARTNERI

Svi naši partneri su vodeći, ili jedni od vodećih kompanija u IT industriji. Sa zadovoljstvom možemo da vam predstavimo listu naših, pažljivo odabranih partnera, i sve ih izdvajaju ključne karakteristike koje cenimo kod nekog ko pruža usluge: integritet, profesionalnost i pouzdanost.