DMS – Dokumentni sistem

DMS (Document Management System) predstavlja softversko rešenje za upravljanje, skladištenje i praćenje elektronskih dokumenata.

Neki od benefita koje vam pruža DMS usluga su sledeći:

  1. DMS Softver vam omogućava potpunu kontrolu nad dokumentima. Proces dokumentacije postaje mnogo lakši i efikasniji jer u svakom trenutku imate brz i jednostavan pristup željenim dokumentima.
  2. Kompatibilnost – U cilju olakšavanja posla, DMS je koncipiran kao otvoreni sistem gde korisnik ima mogućnost integracije sa postojećim ERP sistemima uz upotrebu DMS alata za razvoj programa.
  3. Korisnički interfejs – Jednostavnost i elegancija softvera stvara utisak prijateljskog interfejsa koji će vam omogućiti lakše poslovanje.
  4. Efikasnost – Automatizacija organizacionih procesa, vremenski propisi i obaveštenja, napredno pretraživanje, optimizacija šablona i mobilnost u radu će značajno povećati vašu efikasnost, a to znači uštedu novčanih sredstava i vremena.
  5. B2B – Jedna od važnijih usluga koju vam pruža DMS softver je razmena elektronskih dokumenata između vas i vaših partnera. Na ovaj način se značajno umanjuje obim posla i potreba za papirom.
Skeniranje dokumentacije

Skeniranje dokumenata

Poslovanje bez papira u organizaciji postaje presudan faktor u modernom poslovanju. To je razlog zbog čega je skeniranje dokumenata najveći prioritet DMS softvera u procesu kompletne manipulacije elektronskih dokumenata. DMS je dizajniran za brzo i jednostavno prihvatanje i digitalizaciju dokumenata, koji se mogu skenirati putem bar koda ili žigom na prvoj stranici dokumenta radi bolje organizacije.

Proces OCR (Optical Character Recognition) obavlja se na svim elektronskim dokumentima koji olakšava proces digitalizacije na dva načina:

  • Prepoznavanje dokumenata i njegovih kriterijuma
  • Izvlačenje svih sadržajnih reči u dokumentu kako bi kasnije pretraga bila efikasnija

Pametno prepoznavanje dokumenata omogućava korisnicima da „nauče“ DMS softver da prepoznaju struktuirane dokumente po određenom šablonu. Softver može prepoznati pošiljaoca, vrstu dokumenta i sadržaj koji se u njemu nalazi. Ovakav način omogućava brži unos podataka i neutrališe mogućnost dupliranja dokumenata.

Digitalno arhiviranje dokumenata

Digitalno arhiviranje dokumenata – Razvijanje informacionih tehnologija direktno utiče na razmenu dokumenata u fizičkoj formi. Osim u papirnoj formi, dokumenti se mogu razmenjivati putem email-a ili direktno razmenjivati sa drugim programskim rešenjima.

Kako bi obuhvatili većinu opcija, MDS softver podržava različita rešenja za njihovo arhiviranje:

  • Arhiviranje dokumenata putem email-a – Softver može biti povezan sa email sistemom. Ovakav vid povezivanja omogućava vam automatsko arhiviranje dokumenata i prosleđivanje u procesni sistem.
  • Programsko arhiviranje dokumenata – Mogućnost arhiviranja dokumenata koji su kreirani u drugim programskim alatima i njihova automatska razmena između različitih sistema.
  • Virtuelno arhiviranje dokumenata – Virtuelni štampač, koji korisnik vidi na svom operativnom sistemu može da prihvati komandu za štampu iz bilo koje aplikacije i prosledi ga u dokumentni sistem. Na ovaj način eliminiše se potreba za štampanjem i skeniranjem dokumenata, čime se značajno smanjuje utrošeno vreme i operativni troškovi.

B2B razmena dokumenata

Elektronska razmena dokumenata sve više dobija na značaju. Kompanije koje su prihvatile B2B razmenu dokumenata direktno utiču na životnu sredinu, dok sa tehnološke strane neutrališe mogućnost greške i umanjuje operativne troškove. B2B vam omogućava da legalno razmenjujete digitalno potpisane dokumente.

Prilikom razmene elektronskih dokumenata, EBA DMS podržava sledeće B2B protokole:

  • IMAP/POP/SMTP/Exchange – opšti protokoli za razmenu emajlova
  • AS2 – globalni standard za B2B razmenu emajlova

Pored navedenih protokola, softver podržava visok nivo infrastrukture za dodatne programske dodatke. Podržani formati za razmenu elektronskih dokumenata su:

  • EDIFACT
  • XML – EDIFACT
  • Opentrans
  • UBL 2.1
  • Simple e-Slog

Automatizacija poslovnih procesa

Poslovni procesi definisani su određenim pravilima, koje je moguće precizno preslikati i dodatno automatizovati u DMS softveru. DMS softver vam omogućava da unosite sopstvena pravila i na taj način omogućena je automatizacija kompletnog sistema ili samo jednog dela procesa. DMS donosi ubrzanje internih procesa u proseku 19%, dok je ubrzanje protoka dokumenata čak do 80% u poređenju sa fizičkim protokom dokumenata.

Vremenska pravila i obaveštenja

Korisnici žele da imaju potpunu kontrolu nad procesima, kao i da oni budu obavljeni u predviđenom roku. Zato je posebna pažnja posvećena razvijanju sistema koja omogućava da vašim radnim procesima dodelite vremenska pravila.

Na ovaj način DMS će vas obaveštavati o vremenskim rokovima za obradu dokumenata, ali isto tako će upozoravati učesnike i nadležne u poslovnim procesima o probijanju rokova.

Napredno pretraživanje

Pouzdano i jednostavno pretraživanje dokumenata jedna je od najvažnijih karakteristika DMS softvera. Kada se dokument arhivira u DMS, sve reči sadržane u dokumentu koriste se za pretraživanje, kao i dodatni opisni podaci dokumenta. Korisnici mogu koristiti više prozora za istovremeno pretraživanje i pregled različitih rezultata.

Napredno pretraživanje omogućava vam i pretragu dokumenata prema različitim kriterijumima, tako da je moguće izvršiti pretragu dokumenata specifičnog tipa sklopljenih u željenom vremenskom intervalu sa određenim klijentom, sa finansijskim elementima u određenom opsegu.

Digitalni potpis

DMS omogućava potpisivanje dokumenata kvalifikovanim elektronskim sertifikatom izlaznih dokumenata (npr. ugovori, fakture, ponude itd.), koji ima istu pravosnažnost kao i fizički potpis.

Sam proces digitalnog potpisivanja dokumenata je jednostavan proces koji značajno olakšava razmenu digitalnih dokumenata. Na ovaj način smanjuje se broj koraka potrebnih za generisanje i potpisivanje dokumenata, a funkcionalnost se ne umanjuje čak ni kada koristite DMS putem pametnih uređaja u pokretu.

Svim dolaznim dokumentima sa digitalnim potpisom se automatski verifikuje validnost i autentičnost , čime se nedvosmisleno utvrđuje identitet potpisnika digitalnog dokumenta.

Mobilnost

Korišćenje DMS-a nije uslovljeno vašim prisustvom u kancelariji, već vam je kompletna funkcionalnost dostupna putem pametnih uređaja, bilo gde da se nalazite. Dok ste u pokretu, možete pregledati, odobravati, pa čak i digitalno potpisivati dokumente, čime omogućavate nesmetano poslovanje vaše kompanije.

DMS se automatski prilagođava tipu vašeg uređaja, tako da ne postoje ograničenja u smislu podržanih uređaja (mobilni, tablet, laptop). Vašim klijentima možete obezbediti mogućnost elektronskog potpisivanja dokumenata, čime potvrđuju saglasnost i identitet.